Osana tulevaisuuden muuttuvia työtapoja on aiheellista kiinnittää huomiota myös yrityksen palaverikäytänteisiin. Perinteisesti toimivaksi mielletyt käytänteet eivät aina toimi uudessa digitaalisessa työympäristössä. Monessa yrityksessä onkin viime vuosien aikana siirrytty perinteisistä monen tunnin kampaviinereillä ja kahveilla höystetyistä istumismaratoneista hyvinkin erilaisiin käytänteisiin.
Vaihtelevuutta neuvotteluihin
Tehokas palaveri koostuu tarkoituksenmukaisen keskustelun ja ratkaisukeskeisyyden lisäksi myös osallistujien huomioimisesta. Esimerkiksi seisova palaveri on hiljattain yleistynyt toimintatapa, joka tuo vaihtelua palaverikäytäntöihin. Vapaamuotoisemman neuvottelun pienelle ryhmälle voi järjestää esimerkiksi korttelin ympäri kävellen. Vaihtelevat käytännöt pitävät mielen virkeänä ja näin edesauttavat työssä jaksamista.
Mahdollisuus valita seisomisen ja istumisen väliltä tai jopa liikkuminen palaverissa lisää työssä koettua hyvinvointia. Esimerkiksi yhden pitäessä esitelmää voidaan tavaksi ottaa, että kuuntelijatkin nousevat seisomaan. Palaveria voi näin asemoida uudelleen joustavasti ja fyysinen liikkuvuus pitää yllä keskittymiskykyä. Liikehdintä palaverin aikana voi helpottaa esimerkiksi esityksen näkemistä ja näin konkreettisestikin sujuvoittaa keskustelua.
Nopea ja tehokas etäpalaveri
Palaverin pitäminen etänä esimerkiksi videopuhelun välityksellä on muokannut palaverikäytänteitä ehkäpä jopa eniten. Tämä kehitys yleistynee myös tulevaisuudessa työn digitalisoituessa ja etätyön yleistyessä. Etänä pidetyt palaverit myös monesti lyhentävät palaverin todellista kestoaikaa, mikä puolestaan tehostaa kokonaistyöaikaa.
Kääntöpuolena etäpalaverissa saattaa olla epävirallisen vuorovaikutuksen väheneminen. Kasvotusten on luontevaa vaihtaa kuulumisia vaikkapa tauolla tai ennen palaverin alkua. Etäpalaveri vaatii onnistuakseen vastapuolen äänen ja viestintätapojen tuntemusta. Puheeseen liittyy äänenpainojen lisäksi myös paljon sanatonta viestintää. Kasvokkain tapaaminen ainakin silloin tällöin on siis eduksi, vaikka neuvottelut hoidettaisiinkin ensisijaisesti etänä.
Haluatko lisätietoja?
Etätyöskentelyn yleistymisestä ja tehokkuudesta huolimatta jokainen tietää, kuinka puuduttavaa on viettää koko päivä etäpalaverissa – keskittyminen herpaantuu helposti. Seuraavassa artikkelissamme käsittelemme työskentelyn uusia tapoja ja palaveriympäristöjä uudesta näkökulmasta.
Järjestämme syyskuussa tulevaisuuden työelämää käsittelevän seminaarin Helsingissä ja Espoossa. Lisätietoja seminaarista luvassa myöhemmin, pysy siis kuulolla!