404 – Sivua ei löytynyt

Näin järjestät onnistuneen kokouksen

Julkaistu 2.2.2018

Image for Näin järjestät onnistuneen kokouksen

Onko vastuullasi tiimin ideointihetken, tehokkaan palaverin tai pidemmän seminaarin järjestäminen? Listasimme tähän artikkeliin kolme oleellisinta asiaa kokousjärjestäjän muistilistalle. Keskittymällä oikeanlaisen tilan, tarjoilun ja tunnelman varmistamiseen, mahdollistat osallistujille arjen yläpuolelle nousevan kokoushetken.

Monipuolinen tila mahdollistaa enemmän

Kokouksen suunnittelu alkaa lähes aina tilan varaamisesta, jolloin olennaisinta on osallistujamäärän arviointi. Kun kokouksen suunnittelun aloittaa hyvissä ajoin, ennättää tilaa varatessa huomioida kokouksen muutkin tavoitteet. Onko kokouksen luonne keskusteleva, ideoiva vai kuunteleva? Tavoitellaanko päätöksentekoa, tiukkaa ajatuksenvaihtoa tai osallistujien tutustumista – vai ehkä kaikkia näitä?

Tavoitteiden kirkastaminen auttaa huomioimaan tilaa varatessa myös mahdolliset aktiviteetit. Esimerkiksi pöytiä uudelleenjärjestämällä voidaan mahdollistaa ryhmätyöskentely tai valmiilla istumajärjestyksellä auttaa osallistujia oppimaan tuntemaan toisensa paremmin. Jos kokouksen tai seminaarin luonne on esittävä, on keskeistä huomioida tekniset seikat. Tällöin hyvästä tilasta löytyy toimivat tietoliikenneyhteydet ja tilaa puhujalle.

Mieltä virkistävät tarjoilut

Kokoushetki tai pidempikin seminaaritilaisuus muuttuu tunnelmaltaan ilahduttavammaksi, kun tarjoilut ovat kohdallaan. Jos kyseessä on lyhyempi palaveri, pohdi tilaisuuden aikatauluttamista aamupäivään, jolloin on mahdollista nauttia yhdessä vaikkapa kevyt brunssi. Yhteinen aamunaloitus luo hyvän pohjan onnistuneelle kokoukselle.

Pidemmän tilaisuuden kohdalla päivän kulusta ja ohjelmasta riippuen syytä on suunnitella täyttävämpi ruokailuhetki. Oikea kattaus nostattaa tunnelmaa, ja yhdessä ruokailu on myös luonnollinen kokouspäivän rytmittäjä. Samalla mahdollistetaan osallistujien rennompi verkostoituminen.
Pohdi myös, onko kokouksen aikana tarvetta tarjota esimerkiksi virkistäviä juomia tai kevyttä välipalaa. Muista huomioida ruoka-allergiat ja mahdolliset erikoisruokavaliot myös välipaloissa. Oli taukoja sitten yksi tai useampia, niille kannattaa varata riittävästi aikaa. Näin osallistujat saavat mahdollisuuden jaloitella tai vaikkapa tarkastaa sähköpostit.

Mahdollista vapaamuotoinen keskustelu

Parhaissa kokouksissa ajankulua ei edes huomaa. Mikään ei kuitenkaan latista innostunutta kokoustunnelmaa tehokkaammin, kuin aikatauluista lipsuminen. Jos aikataulu uhkaa venyä, harkitse jatkokokouksen sopimista. Voi olla hyvä idea järjestää kokouksen päätteeksi myös yhteistä ohjelmaa, jolloin keskustelu voi jatkua vapaamuotoisemmin.

Päivän aikana järjestetyt yhteiset rennot hetket tarjoavat myös mahdollisuuden vaihtaa ajatuksia päivän aiheista. Kukapa tietää, ehkä parhaat ideat syntyvät taukojen aikana, kun mahdollistat osallistujien vapaamuotoisemman verkostoitumisen ja ajatustenvaihdon!

Muista, että myös pienehköihin kokouksiin panostaminen kannattaa. Tunnelmaltaan virkeä tunnin palaveri on parempi, kuin huonosti järjestetty pitkä iltapäivä. Onnistunut tilaisuus tuo mukanaan erinomaisia päätöksiä ja ennen kaikkea tyytyväiset osallistujat. Tehokas kokoushetki voi olla parhaimmillaan työhyvinvointiteko.

Haluatko tietää lisää?

Lue aiemmat artikkelimme työympäristön vaikutuksesta hyvinvointiin ja onnistuneen tapahtuman järjestämisestä. Tilaa uutiskirjeemme, jos haluat saada säännöllisesti sähköpostiisi uusimmat artikkelimme työhyvinvoinnin johtamisesta.