Saavutettavuustyökalut

Näin valitset toimivan kokoustilan

Julkaistu 11.4.2018

Image for Näin valitset toimivan kokoustilan

Kokouksen, palaverin tai seminaarin suunnittelu on mielenkiintoista ja jännittävää, mutta käytännön järjestelyt tuottavat toisinaan päänvaivaa. Usein itse ohjelmaan ja sisältöön liittyy paljon pohdittavaa, jolloin etukäteen hoidettavista järjestelyistä kannattaa tehdä mahdollisimman vaivattomat. Kokosimme tähän blogiartikkeliin kokoustiloista hyödyllistä tietoa, jonka avulla varmistat onnistuneen tilaisuuden sekä järjestäjätaholle että osallistujille.

Hyvässä kokoustilassa huomioidaan ohjelman tarpeet

Kokouksen tai isomman seminaarin järjestäminen alkaa usein osallistujamäärän kartoituksella. Lukumäärän lisäksi on syytä huomioida, tulevatko vieraat paikalle lähiseudulta vai onko osallistujia odotettavissa pitkän matkan päästä. Matkustaminen voi vaikuttaa esimerkiksi ennakkoon ilmoittautuneen osallistujamäärän toteutumiseen. Lisäksi on huomioitava, millaisia muutoksia kokoustilaan pitää tehdä, jos paikalle saapuu odotettua vähemmän tai enemmän osallistujia. Kokoustilaan tutustuminen etukäteen auttaa varautumaan etenkin yllättäviin ongelmatilanteisiin.

Kokouksien ohjelman erikoispiirteet tulee huomioida kokoustilan varusteluissa. Mikäli paikalla on puhujia tai muita esiintyjiä, heille tulee varata selkeä tila esiintymisen lisäksi kenties myös puheenvuorojen valmistelulle. Lisäksi on hyvä tarkistaa, millainen äänentoisto, verkkoyhteys, valkokangas ja liitännät tilassa on – työnteon murros on osaltaan muokannut kokouksissa tarvittavaa tekniikkaa. Verkkoyhteydet ja toimiva äänentoisto tulee muistaa huomioida erityisesti, mikäli paikalle osallistutaan myös etänä.

Monet yritykset haluavat hyödyntää seminaarin kaltaisen tapahtuman järjestämällä livestream-esityksen. Tällöin kuvaus asettaa tilalle omat vaatimuksensa, joihin järjestäjän on syytä tutustua ennakkoon.

Oikea tunnelma jää osallistujien mieleen

Kokoustilaa varatessa tilan koko ja toiminnallisuus tärkeimmät huomioitavat käytännön asiat. Kokoustilan toimivuudessa ei kuitenkaan ole kyse pelkästään näistä. Etenkin, jos kokoukseen tai seminaariin osallistuu organisaation ulkopuolisia henkilöitä, on kokouspaikka hyvä mahdollisuus myös rakentaa imagoa.

Kokoustilaa voi ajatella ikään kuin käyntikorttina yrityksessä vieraileville – esimerkiksi viimeistelty sisustus tekee hyvän vaikutuksen. Kalusteiden sijoittamisessa ja valaistuksessa kannattaa huomioida myös mahdolliset tilaan sijoitettavat esitteet ja banderollit.

Kokoustilan ohella onnistuneen tunnelman viimeistelevät tapahtumaa rytmittävät, maistuvat tarjoilut. Kokousjärjestäjän ennakkovalmistautumista helpottaa, jos kokoustilan vuokrauksen yhteydessä on mahdollisuus hankkia myös ruokailu yhtenä pakettina – oli kyseessä sitten runsas buffetpöytä tai virkistävän kevyt välipala. Nappiin valittu tarjoilu jää osallistujien mieleen ja houkuttelee onnistuneen ohjelman ohella osallistumaan uudelleenkin.

Haluatko lisätietoja kokouksen järjestämisestä?

Jos haluat lisää vinkkejä onnistuneen kokonaisuuden järjestämiseen, tutustu tapahtumajärjestäjän muistilistaan täällä.

Tiesitkö, että useista ravintoloistamme saat vuokrattua kokous- ja juhlatiloja ryhmille? Lisäksi tarjoamme myös juuri tapahtumaasi sopivia ruokailuvaihtoehtoja, monipuolisesti sekä kokous- että edustustarjoiluun. Tilaa varatessa on myös hyvä ottaa vertailuun mukaan erilaisia tiloja, jotta löydät juuri tapahtumasi tunnelmaan muokkautuvan ja joustavan vaihtoehdon. Tutustu Antellin pääkaupunkiseudun monipuolisiin kokoustilavaihtoehtoihin täällä!