404 – Sivua ei löytynyt

Muistilista unohtumattoman tapahtuman järjestämiseen

Julkaistu 15.5.2019

Image for Muistilista unohtumattoman tapahtuman järjestämiseen

Onko vastuullasi järjestää aamiaistilaisuus, konferenssi, palaveri tai muu vastaava tapahtuma? Tapahtuman järjestäminen on jännittävä kokemus, jonka suunnitteluhetkiin on mukava panostaa. Jotta tapahtumasta saadaan kaikki haluttu hyöty irti, on aluksi tärkeintä miettiä tavoitteita. Mitä hyötyä osallistujat kokevat saavansa tapahtumasta ja millainen elämys osallistujille halutaan tarjota? Onko tapahtuman tarkoitus olla informatiivinen, inspiroiva, rentouttava – vai jotain näiden väliltä? Kokosimme tähän artikkeliin muutamia huomionarvioisia seikkoja, joiden avulla loihdit lähtemättömän vaikutuksen tapahtumasi osallistujiin.

Tarjoa osallistujille syy saapua paikalle

Anna kohderyhmällesi osallistumiseen syy, jota he eivät halua sivuuttaa. Osallistujan mielessä odotukset tapahtumaa kohtaan muodostuvat jo kutsua ensimmäistä kertaa silmäillessä. Siksi jo kutsun on syytä tarjota riittävästi vastauksia kysymyksiin: Mitä, missä, milloin ja ennen kaikkea – miksi? Tarjoaa tapahtumasi sitten osaamista syventävän asiantuntijapuheenvuoron kohdennetusta aiheesta, rentouttavaa yhdessäoloa tai innostavaa keskustelua ja verkostoitumista, on hyödyt syytä tuoda esille.

Jo kutsuvaiheessa voi alustavasti tuoda esille tapahtuman aikataulun. Näin osallistujat tietävät mitä odottaa ja ennen kaikkea osaavat varata tarpeeksi aikaa tapahtumallesi. Onnistunut aikataulutus ei ole liian tiivis, vaan tarjoaa sopivassa määrin aikaa myös rennolle olemiselle. Toisaalta on myös tärkeää, että vieraat eivät joudu odottelemaan esimerkiksi puheenvuorojen välillä. Vaikka ohjelmaan olisi mitoitettu pidempiä taukoja, luo järjestäjän läsnäolo vieraille mukavan tunnelman. Varaudu taukojen aikana nauttimaan saamastasi positiivisesta palautteesta ja keskustelemaan ohjelman herättämistä ajatuksista vieraiden kanssa!

Sopiva tila on näyttävä ja toimiva

Tapahtuman järjestäjän tulee huolehtia siitä, että kaikki tarpeelliset luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista. Tapahtumatilaa varatessasi kannattaakin varmistaa, mitä palveluita tilan vuokraava taho tarjoaa, ja mikä on tilan vuokraajan vastuulla. Usein tapahtumatilan voi vuokrata valmiina pakettina, jolloin tapahtumajärjestäjä voi huoletta keskittyä ohjelman suunnitteluun. Tilaa varatessa kannattaa huomioida lähestyvät sesongit – parhaat tilat varataan jo hyvissä ajoin. On myös hyvä ottaa vertailuun mukaan erilaisia tiloja. Esimerkiksi henkilöstöravintola voi olla varteenotettava, juuri tapahtumasi tunnelmaan muokkautuva ja joustava vaihtoehto.

Kun varaat tapahtumatilan, ovat tilan koko ja toiminnallisuus tärkeimmät huomioitavat käytännön asiat. Mikäli tapahtumassasi on puhujia, heille tulee varata selkeä tila esiintymiselle. Mikäli toivot tapahtumaasi aktiivista keskustelua tai vapaata seurustelua, kannattaa huomio kiinnittää siihen, kuinka tilan istumajärjestystä voi muokata.

Toisin kuin yleensä voisi luulla, tapahtumatilassa ei kuitenkaan ole kyse vain fyysisestä tilasta tai sijainnista. Tilan tunnelma vaikuttaa vahvasti osallistujien mielikuvaan tapahtumasta ja sen järjestävästä tahosta. Vastaahan tilasi varmasti mielikuvaa, jonka haluat osallistujille tarjota? Toimiva tila muokkautuu sopivaksi juuri sinun tapahtumasi vaatimiin puitteisiin, haluatpa järjestää säihkyvät pikkujoulut tai rennon aamupalakokouksen.

Tilaisuuteen sopiva tarjoilu luo tunnelmaa

Erinomainen, tilaisuuteen sopiva ruoka ja juoma viimeistelevät hyvän tapahtumakokemuksen. Yksi olennaisimpia asioita kokouksen tai muun yritystapahtuman järjestämisessä on harkittu ja maistuva tarjoilu. Lisäksi ruokailu toimii tärkeässä roolissa tapahtumasi sujuvuuden kannalta. Harva osallistuja edes huomaa, kuinka luonnollisesti tarjoilut tauottavat vilkasta tapahtumapäivää. Mikäli päivä sisältää tiivistä asiaa ja istumista, on ruokailu tärkeää myös osallistujien mielenkiinnon ylläpitämiseksi.

Notkuva tarjoilupöytä on myös helppo puheenaihe ja jäänmurtaja. Onnistuneella tarjoilulla annatkin osallistujille lisämahdollisuuden verkostoitumiseen ja sosiaalisen pääoman kasvattamiseen. Mietitty ja tilaisuuden luonteeseen sopiva ruokailu vakuuttaa sekä kollegasi että vieraat ja jättää kaikille tapahtumaan osallistujille hyvän maun suuhun.

Haluatko lisää vinkkejä tapahtumajärjestämiseen?

Tiesitkö, että useista ravintoloistamme saat vuokrattua kokous- ja juhlatiloja ryhmille? Lisäksi tarjoamme myös juuri tapahtumaasi sopivia ruokailuvaihtoehtoja, monipuolisesti sekä juhla-, kokous- että edustustarjoiluun. Aidot maut ja parhaat kotimaiset raaka-aineet jäävät mieleen ja erottavat tapahtumasi massasta. Suunnittelemme tarjoilun sisällön aina toiveidesi mukaan, tietyllä teemalla tai vaikka sesongin mauilla. Jätä tarjouspyyntö juhatarjoiluista!